Ghid Medic24: Obligațiile angajatorului la plata concediului medical – ce noutăți aduce Legea 141/2025

La mijlocul anului 2025, autoritățile din România au introdus modificări semnificative în sistemul de acordare și plată a concediilor medicale, ca parte a unui pachet mai larg de măsuri fiscal-bugetare menite să reducă cheltuielile publice și să mențină sustenabilitatea financiară. Astfel, Legea nr. 141/2025 (publicată în Monitorul Oficial din 25 iulie 2025) a adus schimbări importante privind indemnizațiile de concediu medical, schimbări care au intrat în vigoare la 1 august 2025. Scopul declarat al acestor modificări este de a încuraja un acces responsabil la concediile medicale și de a descuraja abuzurile, în contextul în care statul a constatat o creștere semnificativă a numărului de zile de concediu medical pe termen scurt în ultimii ani.

Acest ghid Medic24 explică pe înțelesul tuturor care sunt obligațiile angajatorului în ceea ce privește plata concediului medical și ce noutăți a introdus Legea 141/2025. Informațiile de mai jos vizează în principal salariații (beneficiarii direcți ai concediilor medicale), dar și angajatorii sau responsabilii de resurse umane pot găsi clarificări utile. Vom prezenta regulile actuale de acordare a concediului medical, modul de calcul al indemnizației de către angajator, modificările apărute în 2025 și exemple practice pentru a ilustra impactul acestor schimbări.

Ce este concediul medical și cine suportă costurile?

Concediul medical reprezintă perioada de absență justificată de la locul de muncă, acordată unui angajat care, din motive de sănătate, are incapacitate temporară de muncă. Acest concediu se acordă în baza unui certificat de concediu medical eliberat de medicul de familie sau de un medic specialist, în funcție de afecțiune. Pe durata concediului medical, salariatul nu primește salariul obișnuit, ci o indemnizație de asigurări sociale de sănătate (cunoscută uzual drept indemnizație de concediu medical). Angajatorul are obligația legală să calculeze și să plătească această indemnizație către salariat, respectând procentul și condițiile prevăzute de lege.

În privința suportării costurilor, legislația din România (Ordonanța de Urgență nr. 158/2005, cu modificările ulterioare) prevede un mecanism de partajare a efortului financiar între angajator și sistemul public de sănătate, astfel:

• Primele 5 zile calendaristice de concediu medical (pentru fiecare episod de boală obișnuită) sunt suportate de angajator, din fonduri proprii. Cu alte cuvinte, angajatorul plătește din bugetul companiei indemnizația aferentă acestor zile inițiale de incapacitate temporară de muncă.
• Începând cu a 6-a zi de concediu medical, plata indemnizației este preluată de Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS), adică de stat, prin Fondul Național Unic de Asigurări Sociale de Sănătate (FNUASS). Practic, zilele de concediu medical care depășesc primele 5 sunt finanțate din contribuțiile de asigurări de sănătate (nu direct de angajator).

Există și excepții importante de la regula de mai sus, în care angajatorul nu suportă deloc (sau suportă diferit) primele zile, deoarece indemnizația este acoperită integral de alte fonduri publice:

• Concediul de maternitate pentru sarcină și lăuzie (cod indemnizație 08), concediul de risc maternal (cod 15) și concediul pentru îngrijirea copilului bolnav (cod 09) sunt integral suportate de stat de la prima zi – angajatorul nu plătește din fonduri proprii indemnizația aferentă acestor concedii speciale.
• Concediile medicale cauzate de accidente de muncă sau boli profesionale sunt plătite dintr-un fond special de asigurare pentru accidente de muncă și boli profesionale, nu din bugetul angajatorului și nici din FNUASS. Angajatorul are, totuși, obligația de a întocmi documentația necesară acestor cazuri (cum ar fi întocmirea formularului de accident de muncă și altele), dar financiar indemnizația este acoperită de asigurarea de accidente.

Deși din punct de vedere al surselor de finanțare zilele de concediu medical se împart între angajator și stat (CNAS), în practică plata către angajat se face integral prin angajator. Mai exact, angajatorul achită indemnizația pentru toate zilele de concediu medical către salariat (de regulă, la data plății salariilor), apoi își recuperează de la Casa de Asigurări de Sănătate sumele aferente zilelor suportate din fondul de sănătate (cele de după ziua a 5-a, în cazurile uzuale). Recuperarea acestor sume se realizează prin depunerea unei cereri de decontare la casa de sănătate, însoțită de documentele justificative (copii ale certificatelor medicale, centralizatorul concediilor medicale și declarația lunară privind contribuțiile – formularul 112 actualizat). Această procedură asigură fluidizarea plății către angajat (care nu trebuie să aștepte bani separat de la stat) și, totodată, rambursarea cheltuielilor angajatorului conform legii.

Calculul indemnizației de concediu medical se realizează pe baza unui algoritm stabilit de lege. Baza de calcul a indemnizației reprezintă, în esență, media veniturilor brute realizate de angajat în ultimele 6 luni anterioare lunii în care s-a ivit incapacitatea temporară de muncă. Indemnizația se exprimă ca un procent din această bază medie, procent prevăzut de lege în funcție de tipul concediului medical. Formula generală prevede aplicarea procentului legal (de exemplu 75%, 85% sau 100%, după caz) asupra venitului mediu zilnic al salariatului, înmulțit apoi cu numărul de zile de concediu medical acordate.

Obligațiile angajatorului în legătură cu plata concediului medical nu se rezumă doar la efectuarea plății, ci includ și asigurarea unui management corect al acestor concedii din punct de vedere administrativ și fiscal. Angajatorul trebuie să țină o evidență precisă a zilelor de concediu medical luate de fiecare salariat, în special a primelor 5 zile suportate din fonduri proprii. Această evidență este importantă pentru a:

• Calcula corect contribuțiile sociale și impozitele aferente (deoarece indemnizațiile de concediu medical au un regim fiscal specific, o parte din contribuții fiind datorate și o parte fiind exceptate, conform Codului fiscal).
• Raporta corect autorităților numărul de zile de concediu medical și sumele plătite, prin declarațiile lunare (Declarația 112) și eventualele cereri de recuperare către CNAS.
• Gestiona eficient resursele umane – de exemplu, pentru a planifica acoperirea postului pe durata absenței salariatului și pentru a analiza eventuale perioade cu absenteism medical ridicat (cum ar fi sezonul gripal) ce pot necesita măsuri de prevenție la nivelul firmei.

De asemenea, legislația muncii impune angajatorului să respecte drepturile salariatului aflat în incapacitate temporară de muncă. Concret, pe durata concediului medical, contractul de muncă este suspendat de drept, iar angajatorului îi este interzis să concedieze salariatul aflat în concediu medical (conform Codului muncii, art. 60). Postul trebuie păstrat până la revenirea angajatului sau până la decizia medicului expert că salariatul nu mai poate relua activitatea (de exemplu, în caz de pensionare de invaliditate). Aceste prevederi protejează salariații vulnerabili din punct de vedere medical.

Schimbările introduse de Legea 141/2025 în plata concediilor medicale

Cea mai importantă noutate adusă de Legea nr. 141/2025 în domeniul concediilor medicale privește modul de calcul al indemnizației pentru bolile obișnuite (cod 01). Până la 1 august 2025, angajații aflați în concediu medical pentru boală comună primeau 75% din baza de calcul (procent fix) pentru toată durata concediului, indiferent dacă era vorba de câteva zile sau de câteva săptămâni. De la 1 august 2025, modelul acesta a fost înlocuit cu un sistem diferențiat, în funcție de durata concediului medical. Concret, așa cum Medic24 prezenta în ghidul publicat în luna august, cuantumul indemnizației pentru incapacitate temporară de muncă (cod indemnizație 01 – boală obișnuită) se stabilește acum astfel:

În termeni practici, cu cât concediul medical este mai scurt, cu atât procentul de plată este mai mic. Această diferențiere urmărește să descurajeze acordarea concediilor medicale pe termen scurt fără o justificare solidă și să responsabilizeze atât angajații, cât și angajatorii în gestionarea absențelor medicale. Măsura are și un rol bugetar: reduce suma totală plătită din fondul de asigurări de sănătate pentru concediile scurte, având în vedere presiunile crescânde asupra bugetului FNUASS (numărul de beneficiari de indemnizații fiind în creștere).

Importanța modificării rezultă și din faptul că codul 01 – boală obișnuită este cel mai frecvent întâlnit tip de concediu medical (include viroze, gripe, afecțiuni comune etc.). Astfel, chiar dacă procentul maxim rămâne 75% pentru perioadele mai lungi, foarte mulți salariați cu concedii de sub două săptămâni vor primi efectiv indemnizații mai mici decât ar fi primit înainte de 2025.

Celelalte categorii de concedii medicale nu au suferit schimbări ale procentelor de indemnizație prin Legea 141. Modificarea îi vizează strict pe cei aflați în concediu pentru boli comune. Prin urmare, concediile pentru afecțiuni grave (coduri speciale), cum ar fi bolile contagioase de grupă A, SIDA, tuberculoza, cancerul (neoplaziile) sau urgențele medico-chirurgicale, păstrează o indemnizație de 100% din baza de calcul – la fel ca înainte, aceste situații fiind considerate deosebit de serioase și necesitând protecție socială maximă. Concediile medicale legate de maternitate (atât sarcina și lăuzia, cât și îngrijirea copilului bolnav) rămân cu indemnizație de 85% din baza de calcul, neschimbată. De asemenea, concediul pentru boli cardiovasculare (cod 13), care implică tratamente de lungă durată, a fost exclus de la noua diferențiere și își menține procentul fix de 75%, indiferent de durata concediului medical. Așadar, Legea 141/2025 nu a modificat condițiile de acordare pentru alte tipuri de concedii medicale; s-a concentrat doar pe cele pentru îmbolnăviri obișnuite, unde a introdus pragurile de 7 și 14 zile.

În practică, implementarea acestor schimbări a necesitat adaptarea documentelor și procedurilor legate de concediile medicale. Modelul unic al certificatului de concediu medical a fost actualizat chiar de la 1 august 2025, prin Ordinul MS/CNAS nr. 523/1027/2025, pentru a reflecta noile procente variabile. Pe noile formulare tipizate, la rubrica „Procent plată” destinată codului 01 apar listate trei opțiuni – 55%, 65%, 75% – în loc de un procent fix. Angajatorul (sau departamentul HR) are obligația ca, la primirea unui certificat medical pentru boală obișnuită, să bifeze procentul corect în această rubrică, în funcție de numărul total de zile de concediu medical acordate în acel episod de boală. De pildă, dacă salariatul aduce un certificat inițial de 5 zile, se va bifa 55%; dacă aduce un certificat de 10 zile, se va bifa 65%; dacă certificatul acoperă 15 sau mai multe zile, se bifează 75%. În situația în care încă se utilizează (temporar) formulare vechi de certificate (tipărite anterior modificării, care nu conțin noile rubrici), instrucțiunile sunt ca persoana care completează certificatul să nu bifeze nimic la procent (rubrica respectivă neexistând pe vechiul format) și să înscrie manual în rubrica „Observații” mențiunea „01 Boală obișnuită – …%”, cu procentul corespunzător aplicabil (55, 65 sau 75%). Acest detaliu procedural este important pentru ca la plata indemnizației să nu apară erori: angajatul trebuie să primească procentul legal corect, iar angajatorul să poată justifica, în caz de control, calculul efectuat.

Angajatorii au trebuit să adapteze imediat calculul salarial la noile procente. Softurile de payroll și sistemele informatice au fost actualizate pentru a include regula de calcul diferențiat (inclusiv setarea ca pentru codul de indemnizație 01 să se țină cont automat de numărul de zile înscris pe certificat). În plus, a fost necesară modificarea corespunzătoare a Declarației 112 – formularul prin care angajatorii raportează contribuțiile și sumele de indemnizații către stat. Autoritățile fiscale au emis Ordinul ANAF nr. 2066/2025, care a introdus un nou model de Declarație 112 începând cu luna august 2025, tocmai pentru a reflecta schimbările legislative aduse de Legea 141/2025 în domeniul CASS și al concediilor medicale. Noul formular permite declararea corectă a indemnizațiilor de concediu medical la noile niveluri, astfel încât angajatorii să se conformeze noilor cerințe fără erori de raportare. Cu alte cuvinte, deși modificările au fost adoptate rapid, s-au luat măsuri ca obligațiile declarative și tehnice ale angajatorilor să fie fezabile, actualizându-se infrastructura birocratică în consecință.

Așadar, Legea 141/2025 a schimbat substanțial plata concediilor medicale obișnuite, prin reducerea procentelor plătite pentru concediile de scurtă durată. Angajatorul rămâne responsabil să pună în practică aceste modificări, asigurând calculul corect al indemnizațiilor și respectarea noilor prevederi. Deși schimbările nu au fost menite să majoreze povara financiară pentru companii, ele au impact direct asupra angajaților și necesită o informare corespunzătoare a acestora.

Impactul noilor prevederi asupra angajaților și angajatorilor

Noile reguli privind procentul indemnizației au consecințe importante atât pentru salariați, cât și pentru angajatori, deși în mod diferit:

Totodată, pe umerii angajatorilor (în special ai departamentelor de HR și salarizare) cade responsabilitatea de a informa corect angajații despre aceste modificări. Este recomandat ca angajatorii să comunice salariaților, prin canalele interne (note, email, afișare la avizier, ședințe informative), faptul că din august 2025 indemnizațiile pentru concedii medicale uzuale se calculează diferit. Astfel, angajații nu vor fi surprinși de eventualele diferențe de sumă primită și vor înțelege că acestea nu provin dintr-o eroare a angajatorului, ci din aplicarea legii. De asemenea, companiile ar trebui să își actualizeze Regulamentul intern sau procedurile legate de concedii, pentru a reflecta noile procente și condiții de acordare. Transparentizarea acestor aspecte între angajator și angajați contribuie la menținerea unui climat de încredere și la evitarea conflictelor. Multe firme au ales să includă exemple practice în comunicarea cu angajații (similar celor din acest ghid) pentru a arăta impactul concret, lucru pe care salariații l-au apreciat.

În concluzie, Legea 141/2025 nu impune costuri suplimentare pentru angajatori, dar îi obligă la adaptare și diligență sporită în gestionarea concediilor medicale. De cealaltă parte, angajații trebuie să fie conștienți că indemnizațiile pe perioade scurte de boală sunt mai mici decât erau în trecut și să-și organizeze eventual finanțele în cunoștință de cauză (de exemplu, în caz de absențe scurte, venitul lunar va scădea mai mult comparativ cu situația anterioară). Este un echilibru fin pe care noua reglementare încearcă să îl atingă, între sustenabilitatea sistemului public de sănătate și protecția veniturilor salariaților bolnavi.

Exemple practice de calcul al indemnizației după noile reguli

Pentru a înțelege mai bine cum se aplică în practică noile prevederi, iată câteva exemple de calcul comparativ, pornind de la un scenariu simplificat. Să presupunem un angajat cu un venit mediu lunar (bază de calcul) de 3000 lei (echivalentul a aproximativ 100 lei pe zi). Vom vedea ce indemnizație brută ar primi acesta în diferite situații, comparând noul mod de calcul (în vigoare din august 2025) cu cel vechi (de dinainte):

Concediu medical de 5 zile (boală obișnuită, cod 01)

– conform noilor reguli se aplică 55%. Indemnizația va fi: 55 lei/zi × 5 zile = 275 lei total. (Anterior, la 75%, ar fi fost 75 lei/zi × 5 = 375 lei.) Toate cele 5 zile de absență sunt suportate financiar de angajator din fonduri proprii (fiind în intervalul primelor 5 zile). Practic, firma va plăti 275 lei către angajat pentru aceste zile de concediu medical.

Concediu medical de 10 zile

– procentul aplicabil acum este 65%. Indemnizația totală: 65 lei/zi × 10 zile = 650 lei. (Anterior ar fi fost 75% × 100 lei × 10 zile = 750 lei.) Conform regulilor de finanțare, angajatorul suportă primele 5 zile (adică 5 × 65 lei = 325 lei din total), iar următoarele 5 zile sunt decontate din FNUASS (325 lei). În practică însă, angajatorul va plăti întregii 650 lei pe statul de plată al lunii respective, urmând să recupereze 325 lei de la stat prin cererea de decontare. Față de vechiul sistem, salariatul încasează cu 100 lei mai puțin, iar angajatorul plătește cu 50 lei mai puțin din fonduri proprii (375 lei ar fi fost partea firmei pentru 5 zile la 75%, față de 325 lei acum la 65%).

Concediu medical de 20 zile

– se aplică procentul maxim 75% (pentru că depășește 15 zile). Indemnizația: 75 lei/zi × 20 zile = 1500 lei. (Același cuantum ar fi fost și anterior, întrucât 75% era procentul unic.) Din total, angajatorul suportă 5 zile (5 × 75 lei = 375 lei), iar următoarele 15 zile (15 × 75 lei = 1125 lei) sunt sume ce vor fi decontate de stat. Angajatul va primi 1500 lei brut pentru cele 20 de zile de concediu medical, exact cât ar fi primit și înainte de 2025 în scenariu similar – deci pentru concedii lungi nu există diferențe la nivel de venit al salariatului.

Aceste exemple arată modul în care durata concediului influențează indemnizația conform noilor prevederi. Diferențele devin evidente mai ales la concediile scurte: o absență de 5 zile aduce acum cu 100 lei mai puțin salariatului (la o bază de 3000 lei) decât înainte, în timp ce la 10 zile diferența este de 100 lei, iar la 20 zile nu e nici o diferență. Desigur, valorile vor varia în funcție de venitul fiecărui angajat – cu cât salariul este mai mare, cu atât diferența absolută în bani între 75% și 55% crește (pentru că se aplică la o bază mai mare). Procentual însă, scăderea este fixă: –20 puncte procentuale pentru concediile sub 7 zile și –10 pp pentru cele de 8–14 zile.

Din perspectiva angajatorului, exemplul de mai sus evidențiază că firma plătește mai puțin pentru concediile scurte decât o făcea anterior (în exemplul nostru, cu 50 lei mai puțin la 5 zile de absență, respectiv cu 0 lei diferență la 20 zile, în termeni de cost brut suportat de angajator). Aceste economii minore la nivel individual s-ar putea cumula pentru companiile cu mulți salariați, mai ales dacă au frecvent concedii de câteva zile. Pe de altă parte, angajatorul trebuie să administreze recuperarea sumelor de la FNUASS pentru zilele de la a 6-a încolo, ceea ce presupune un proces birocratic (dar care era oricum necesar și înainte, nefiind introdus de noua lege).

Recomandări practice

Legea 141/2025 a adus noutăți esențiale privind plata concediilor medicale, concentrându-se pe echilibrarea drepturilor salariaților cu sustenabilitatea bugetului de asigurări de sănătate. Pentru angajați, mesajul principal este că indemnizația de concediu medical depinde acum de durata absenței: dacă lipsesc doar câteva zile, vor primi o parte mai mică din salariu (55% sau 65%), dacă lipsesc mai mult de două săptămâni primesc aceeași proporție ca înainte (75%). Salariații ar trebui să cunoască aceste procente și să își verifice fluturașul de salariu sau certificatele medicale, astfel încât să știe la ce să se aștepte și să poată semnala eventuale erori. De asemenea, este util ca angajații să fie conștienți că nu s-au schimbat regulile de eligibilitate: cine avea dreptul la concediu medical și înainte (persoane asigurate, cu stagiul de cotizare minim îndeplinit) are și în continuare, iar cine nu era eligibil (de exemplu, fără contract de muncă sau fără minimum 6 luni de contribuții în ultimele 12 luni) tot nu va putea beneficia nici după 2025.

Pentru angajatori, obligațiile privind plata concediului medical rămân ferme: trebuie să plătească la timp indemnizațiile conform procentelor legale, să calculeze corect și să depună actele necesare decontării. Noile prevederi i-au obligat la o actualizare a procedurilor interne și la instruirea personalului din HR/contabilitate pentru a gestiona corect situațiile de concediu medical. Este recomandat ca angajatorii să mențină un dialog deschis cu angajații pe această temă – o bună practică fiind elaborarea unui scurt memo sau ghid intern care să explice pe scurt schimbările (eventual incluzând exemple similare cu cele de mai sus). Astfel, se evită neînțelegeri și se asigură conformarea voluntară la noile reguli.

Nu în ultimul rând, atât angajatorii cât și angajații ar trebui să considere importanța prevenirii îmbolnăvirilor și a absenteismului. Companiile pot implementa programe de sănătate ocupațională, pot încuraja vaccinarea antigripală, pot oferi beneficii precum abonamente medicale private – toate acestea contribuind la reducerea necesității de concedii medicale pe termen scurt. Angajații, la rândul lor, au interesul să își mențină sănătatea și, atunci când este posibil, să apeleze la concediu medical doar când este realmente nevoie, știind acum că pe durate scurte indemnizația acoperă doar puțin peste jumătate din salariu. Evident, când starea de sănătate o impune, concediul medical este un drept și o necesitate – iar legea asigură în continuare un sprijin financiar consistent (chiar dacă ușor diminuat pentru primele zile) și protecție la locul de muncă pentru cei aflați în recuperare.

Surse de informare oficiale:

Legea nr. 141/2025 (Monitorul Oficial nr. 699/2025), OUG nr. 158/2005 actualizată
Informările oficiale CNAS

Recomandăm consultarea acestor documente pentru detalii suplimentare și clarificări, având în vedere că aplicarea practică poate varia în funcție de situația specifică a fiecărui angajat. Cert este că din august 2025 angajatorii au obligația legală să aplice noile procente la plata concediilor medicale pentru boli obișnuite și să respecte întocmai procedurile de decontare, asigurând astfel atât legalitatea, cât și echitatea în relația cu salariații aflați temporar în dificultate de sănătate.

⚠ Disclaimer: Informațiile prezentate de Medic24 au scop educativ și/sau informativ. Ele nu înlocuiesc consultul medical. Diagnosticul și tratamentul pot fi stabilite doar de un medic.